株式会社リョーサンは、国内大手のエレクトロニクス商社です。同社ではお客様接点の拡大という全社的なミッションを掲げる一方で、営業現場において膨大な「付帯業務」が課題となっていました。特に、FAXやメールで届くPDF形式の注文書を手入力する受注業務は、現場の大きな負担となっていただけでなく、担当者の経験や知識に基づく「人の判断」が不可欠であり、属人化の温床にもなっていました。
そこで同社は、これまでのAI OCRの課題を解決し、受注業務自動化を実現するために「Knowfa（ノウファ）受注AIエージェント」を導入。今回は、全社の生産性向上を牽引する営業企画部 業務課のご担当者様に、導入の背景や独自のプロンプト活用術、そして年間6000時間と試算された手入力作業のうち、すでに1400時間もの削減に成功している具体的な取り組みについてお話を伺いました。受注業務自動化や営業効率最適化を推進する担当者様にとって、必読のインタビューです。
目次
- 貴社紹介と、特長について教えてください。
- 自己紹介と所属部署での役割などについて教えてください。
- 御社の組織・部署のDX/AI活用推進の取り組み状況について教えてください。
- DX/AI活用を推進するきっかけを教えてください。
- 導入の背景について教えてください。
- 導入前に抱えていた課題について教えてください。
- 受注業務でどのような人の判断が必要で手入力が必要でしたか？
- サービスを知ったきっかけを教えてください。
- 導入の決め手は何ですか。
- 導入の時に苦労した点はありましたか？
- 具体的にどのようなプロンプトを入力して「Knowfa」をご利用されていますか？
- 導入効果について削減できた時間、工数、枚数などがあれば具体的に教えてください。
- 導入によって、お客様や社内でいただいた声などがあれば、教えてください。
- 「Knowfa」を活用して、取り組みたいことや展望があれば教えてください。
- 「Knowfa」に期待することや追加して欲しい機能などがあれば、教えてください。
- 【編集後記】
貴社紹介と、特長について教えてください。
Knowfa担当者： 本日はお時間をいただきありがとうございます。まずは、株式会社リョーサンの会社概要と事業の特長について教えていただけますでしょうか。
吉田様： はい、よろしくお願いいたします。半導体や電子部品、システム機器からソリューションまで幅広い商材を扱うエレクトロニクス商社です。 大きなトピックスとして、2024年の4月に同じエレクトロニクス商社である菱洋エレクトロ株式会社と経営統合いたしまして、「リョーサン菱洋ホールディングス株式会社」を設立しました。現在はその傘下に、事業会社として弊社リョーサンと菱洋エレクトロが入っているという体制になっています。
聞き手： 統合によって、どのような強みが生まれたのでしょうか？
吉田様： もともとリョーサンは半導体や電子部品といったデバイス関連の商材に強みがあり、一方の菱洋エレクトロはPCやサーバー、産業用PCといったシステム機器やソリューション分野に強みを持っていました。この2社が掛け合わさることで、扱える商材の幅が圧倒的に広がり、お互いがこれまで接点のなかったお客様に対しても新たな提案ができるようになっています。 2026年の4月1日には事業会社同士も完全に統合され、「リョーサン菱洋株式会社」として新たなスタートを切る予定です。国内25拠点、海外21拠点という広範なネットワークを活かし、さらなるシナジー効果を発揮していきたいと考えています。
自己紹介と所属部署での役割などについて教えてください。
Knowfa担当者： ありがとうございます。続いて、吉田様のご経歴と、現在所属されている部署での役割について教えてください。
吉田様： 私は現在、営業企画部の「業務課」という部署に所属しています。実はもともと技術部門の出身でして、当時は半導体に組み込むソフトウェアの開発を担当していました。
Knowfa担当者： ソフトウェアの開発から、現在の業務改善の部署へ異動されたのですね。
吉田様： ええ。5年ほど前に、会社として大きく「生産性を改革していく」というプロジェクトが本社で立ち上がりまして。その際、プロジェクトメンバーとして任命されたのがきっかけです。営業企画部の役割としては、全社の難しい課題を見つけて解決していくことがミッションです。その中で業務課は、業務の標準化や自動化、業務プロセスの管理運用、マスタ管理などを通じて、全社的な業務品質の向上と生産性向上を指揮・推進する役割を担っています。
御社の組織・部署のDX/AI活用推進の取り組み状況について教えてください。
Knowfa担当者： 全社の生産性向上という非常に重要なミッションをお持ちなのですね。現在、御社ではDXやAIの活用をどのように推進されているのでしょうか。
吉田様： お客様接点の拡大・生産性向上が一番の目的なのですが、営業部門の業務比率を調べてみましたら、お客様に向き合って製品やサービスのご提案をする営業比率に対して、受注・発注等のデリバリー業務やアフターフォローを行うオペレーション比率が高いことが分かりました。誰かがやらなければならない必要業務ではあったため、先ずはオペレーション部門において効率化を行うことで、営業支援への配置転換や営業業務の引き取りを行い、営業がお客様接点拡大に費やす時間を創出したいと考えています。オペレーション部門の業務割合を見ると、受注業務に約20%、納期調整に約20%、商品の納期管理や発注業務に約20%の時間がかかっており、そこを効率化することから着手しました。オペレーションの付帯業務を半減させることが現在の目標です。
Knowfa担当者： 業務の約60%が受注から納品にかけてのオペレーションに割かれていたのですね。
吉田様： はい。そのため、この部分をいかにシステムやAIを活用して効率化していくかが、現在の我々の最大のテーマになっています。
DX/AI活用を推進するきっかけを教えてください。
Knowfa担当者： 具体的なDXや業務自動化の取り組みは、どのようにスタートしたのでしょうか。
吉田様： 最初はコンサルタントの方からのアドバイスもあり、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を使った業務改善から着手しました。 例えば、お客様の調達ウェブサイトから注文データをダウンロードしてきて、基幹システムにアップロードできる形にデータ変換し、登録するという一連の流れは、RPAを活用して自動化を進めることができました。
Knowfa担当者： Web-EDIなどのデータ連携はRPAで自動化できたわけですね。
吉田様： そうなんです。しかし、依然としてFAXやメールに添付されたPDFで注文書を送ってこられるお客様も多くいらっしゃいます。このアナログな形式で届く注文書に関しては、どうしてもRPAだけでは対応しきれず、人の手による入力作業が残ってしまっていました。ここをなんとかデジタル化、自動化したいと考えたのが次のステップへのきっかけです。
導入の背景について教えてください。
Knowfa担当者： 手作業による受注処理が残っていたことが、今回のAI活用へ繋がったのですね。
吉田様： はい。特に受発注オペレーションを担当するメンバーの負荷は大きく、手入力作業は心理的にも肉体的にも負担が重い状況でした。
まずはオペレーション担当者の負荷を下げ、安心して自分の力を発揮できる環境を整えたいと考えました。その上で、営業担当者が抱えている付帯業務を刈り取り、本来の「売り込み」に集中できる体制にしていきたい——そんな思いで取り組んでいます。
導入前に抱えていた課題について教えてください。
Knowfa担当者： 具体的に、手入力が残っていた現場ではどのような課題が発生していたのでしょうか。
吉田様： 課題は大きく分けて「ミスとストレス」「属人化」、そして「従来型ツールの限界」の3つがありました。 1つ目は、手入力による「ミス」と「ストレス」です。PDFの注文書を見ながら手打ちをするため、どうしても入力間違いが発生してしまいます。PDFによってはテキストをクリックしてコピーできないものもあり、ゼロから手入力しなければならない現場のストレスは非常に大きいものでした。 2つ目は、過去に導入した「従来型AI OCRの限界」です。以前使っていたAI OCRは、事前にPDFの「どの位置の文字を読み取るか」という座標指定の事前定義が必要でした。そのため、少しでも読み取り枠からはみ出したり、表の行数が増えたりすると、エラーになって読み込めなくなってしまうのです。この事前設定の煩わしさと柔軟性の低さが大きな壁になっていました。 そして3つ目が、これが最も深刻だったのですが、「人の判断」に依存することによる「属人化」です。
Knowfa担当者： 以前にもAI OCRを利用されていたのですか？
吉田様： ええ。しかし、以前使っていたAI OCRは、事前にPDFの「どの位置の文字を読み取るか」という座標指定の事前定義が必要でした。そのため、少しでも読み取り枠からはみ出したり、表の行数が増えたりすると、エラーになって読み込めなくなってしまうのです。この事前設定の煩わしさと柔軟性の低さが大きな壁になっていました。
受注業務でどのような人の判断が必要で手入力が必要でしたか？
Knowfa担当者：なるほど。従来型のAI OCRでは対応しきれなかったとのことですが、そもそも受注業務において、どのような「人の判断」が求められ、手入力をせざるを得ない状況だったのでしょうか？
吉田様：単純に文字を読み取るだけでなく、「このお客様の注文はこういう意味だ」という、経験に基づく解釈や補正が不可欠だったのです。例えば、お客様ごとに注文書のフォーマットや書き方のクセが全く異なります。商品名が正式名称ではなく略称で書かれていたり、英語表記とカタカナ表記が混在する「表記ゆれ」があったりします。こうした曖昧な情報でも、ベテラン担当者なら過去の経験や知識をもとに「これはあの商品のことだ」と正しく判断して入力していました。
聞き手： そのようなベテランのノウハウに依存していたからこそ、属人化が発生していたのですね。
吉田様：その通りです。また、注文書内に書かれている当社の社名「リョーサン」を、誤って得意先として認識しないように除外するといった例外処理や、「この得意先の品番は必ずアルファベットの『D』と数字の『0』から始まる」といった、担当者ごとに異なる慣習や判断基準も存在します。これまでのシステムやOCRでは、こうした業務ルールに基づいた柔軟な判断ができず、結局は人が目で見て考え、手入力せざるを得ませんでした。それが「このお客様の処理はこの担当者じゃないと分からない」という属人化を生む最大の原因になっていたのです。その担当者が休んでしまうと処理が止まり、納期遅れに繋がるリスクも抱えていました。 Knowfaの受注AIエージェントは、こうした「人の判断」や「属人化していたノウハウ」をAIに引き継ぎ、代わりに判断してくれるという点で、単なる文字読み取りのツールとは一線を画していると感じています。
サービスを知ったきっかけを教えてください。
Knowfa担当者： そうした課題を抱えていた中で、弊社の「Knowfa受注AIエージェント」を知っていただいたきっかけは何だったのでしょうか。
吉田様： 社内の情報システム部門からの紹介でした。「ユーザックシステムさんから、AIを活用した新しい受注業務自動化のツールがあると提案を受けたのだけれど、業務改善で使えそうか？」と声がかかりました。ちょうど、以前のAI OCRの位置指定の課題をなんとかしたいと思っていたタイミングだったので、まずはスモールスタートで検証してみようと思い、お話を伺うことにしました。
導入の決め手は何ですか。
Knowfa担当者： 実際にデモンストレーションをご覧いただき、導入を決めていただいたポイントはどこでしたか。
吉田様： やはり、事前のフォーマット定義や位置指定が不要で、AIが注文内容を理解して読み取ってくれる点ですね。 デモで、手書きのFAXやバラバラのフォーマットのPDFを放り込んでも、しっかり商品名や数量を抽出してくれるのを見て「これならいけそうだな」と感じました。 以前のAI OCRの設定に比べると、プロンプトで「こういう風に読み取ってね」と自然言語で指示を与えるだけで設定ができるので、圧倒的に簡単で柔軟性が高いことが最大の決め手でした。
導入の時に苦労した点はありましたか？
Knowfa担当者： 導入に向けて、社内で推進していく上で苦労された点はありましたか。
吉田様： 現場のオペレーション担当者にどう定着させるか、という点です。現在、対象となるオペレーション担当者は100名程いるのですが、現場の担当者に、AIのプロンプト設定まで任せるのはハードルが高すぎます。
Knowfa担当者： 確かに、100名規模の現場にAIの設定までお願いするのは難しいですね。どのように解決されたのでしょうか。
吉田様： 役割を明確に切り分けました。読み込み精度の向上やプロンプトの調整といった「設定側」の作業は、私を含めた業務課のメンバーで集約して行っています。 一方、現場の営業担当者には、ファイルを利用者用の画面にアップロードして、出来上がったデータをダウンロードするだけの権限を付与しました。現場には「とにかくここに注文書のPDFをアップして、ダウンロードすれば、基幹システムに取り込めるデータが出来上がりますよ」というシンプルな使い方だけを説明しました。この運用ルールにしたことで、現場も混乱せずにスムーズに使い始めてくれています。
具体的にどのようなプロンプトを入力して「Knowfa」をご利用されていますか？
Knowfa担当者： 業務課の皆様でプロンプトを工夫されているとのことですが、具体的にどのような指示を出して精度を高めているのでしょうか。
吉田様： 現場からのフィードバックを受けて、日々プロンプトに条件を追加して精度を上げています。 例えば、英語表記の会社名や得意先名に「表記ゆれ」がある場合、それを同一のものとして判断するように指示を入れています。また、注文書内に書かれている当社の社名「リョーサン」を、誤って得意先として読み込まないように「これは除外する」という例外処理もプロンプトに書いています。
ユーザックシステムのカスタマーサクセスチームの皆さんと定例ミーティングを行うことで、都度発生している課題の潰しこみを行えましたし、プロンプトのポイントを教えていただきました。
特に、「例を書くと精度が向上します！」は何度も何度も定着するまでアドバイスいただきましたね！
Knowfa担当者： なるほど、現場ならではの具体的なエラーをプロンプトで潰しているのですね。
吉田様： はい。あとは「品番」の読み間違い対策ですね。例えば、品番のアルファベットの「D（ディー）」と、数字の「0（ゼロ）」、アルファベットの「O（オー）」が混同されるケースがありました。そこでプロンプトに「この得意先の品番は必ず『D0』から始まります」というルールを明記することで、AIが正しく判断し、精度が劇的に向上しました。このように、AIに具体的な「例」や「例外ルール」を与えてあげることで、非常に賢く働いてくれます。
導入効果について削減できた時間、工数、枚数などがあれば具体的に教えてください。
Knowfa担当者： 素晴らしい工夫ですね。実際に「Knowfa」を導入して、どれくらいの削減効果が出ているのでしょうか。
吉田様： 今回のプロジェクトにおいて、私たちがターゲットとしている「PDFや紙を見ながら手入力しなければならない受注業務」は、全社で年間約6000時間かかっていると試算しています。 現在、注文数が多い上位75社ほどを優先的に「Knowfa」での自動化対象として進めているのですが、現時点でこの6000時間のうち、約1400時間の削減に成功しています。
Knowfa担当者： すでに全体の20%以上、1400時間もの削減を実現されているのですね！非常にスピーディーで大きなインパクトです。
吉田様： ええ。注文件数が多い「ボリュームゾーン」のお客様から優先してデジタル化を進めているので、効率よく効果が出せています。このまま対象を広げていけば、目標である「オペレーション付帯業務の半減」に向けて大きな手応えを感じています。
導入によって、お客様や社内でいただいた声などがあれば、教えてください。
Knowfa担当者： 現場の皆様の反応はいかがですか。
吉田様： 「手入力の苦痛から解放された」と非常に好評です。もちろん、システムにアップロードして、データをダウンロードして内容を確認するというひと手間はかかるのですが、それでも「ゼロから自分で手入力するよりは全然いい」という声を多くいただいています。 また、社内だけでなく、実はお客様への品質改善対策としても役立っています。
Knowfa担当者： お客様への品質改善、ですか？
吉田様： はい。過去に手入力による入力間違いで、お客様にご迷惑をおかけしてしまったケースがありました。こうした背景から、人為的な間違いが起きやすい工程を見直し、デジタルツールの活用を含めて再発防止に取り組んでいます。
根本的な課題を仕組みで解消していくことが、業務品質の向上につながり、結果としてお客様により安心していただける環境につながると考えています。
「Knowfa」を活用して、取り組みたいことや展望があれば教えてください。
Knowfa担当者： 素晴らしいご活用事例ですね。今後「Knowfa」やAI全体を活用して、さらに取り組んでいきたいことはありますか。
吉田様： まずは先ほど申し上げた「付帯業務の半減」を達成し、属人化を完全に解消することが直近の目標です。誰が処理しても同じように業務が回る体制を作りたいですね。 また、今回AIのプロンプト活用に触れたことで、私自身もAIへの指示の出し方や可能性に気づかされました。「小さな成功体験」を積み重ねることで、「この業務にもAIが使えるんじゃないか」という発想が生まれてきます。今後も様々なツールを組み合わせて、業務改善を全社に広げていきたいです。
「Knowfa」に期待することや追加して欲しい機能などがあれば、教えてください。
Knowfa担当者： 最後に、弊社の「Knowfa」への今後のご要望や、期待する機能があればぜひお聞かせください。
吉田様： 1つ改善していただきたいのは、商品マスタの読み込みスピードです。当社の場合、マスタの件数が数万件規模になり、日々価格などの変動もあるため、大量のマスタデータを照合する際の処理時間が少しネックになっています。ここが高速化されると、さらに現場の自動化が進むと期待しています。
Knowfa担当者： 貴重なご意見ありがとうございます。マスタ連携のクロール速度向上は、開発チームにも共有し、早急に改善を進めさせていただきます。
吉田様： あともう一つ、これは将来的な要望ですが、現在は「注文書のPDFを読み込んでデータ化する」という機能ですが、これを応用して「営業の提案資料作成」も自動化できないかと考えています。 例えば、様々なデータソースやCSVをAIが読み込んで付き合わせ、お客様に説明するためのグラフや資料を自動でパッと作ってくれる機能があれば、営業担当者の生産性向上はさらに飛躍するはずです。そういった領域への展開も期待しています。
Knowfa担当者： 大変参考になるアイデアをありがとうございます。営業現場の真の課題解決に向け、我々もサービスの進化に努めてまいります。本日は貴重なお話を誠にありがとうございました！
吉田様： ありがとうございました。
【編集後記】
今回お話を伺った株式会社リョーサンの吉田様は、ご自身が技術部門出身というバックグラウンドを活かし、非常に論理的かつ現場目線で業務改善に取り組まれていました。 特に印象的だったのは、新しいITツールを導入する際、現場の営業担当者には「アップロードとダウンロード」という極力シンプルな作業のみを依頼し、プロンプトの調整など複雑な部分は業務課で巻き取るという明確な役割分担です。どんなに優れた「AIエージェント」であっても、現場で使われなければ意味がありません。「受注業務自動化」という高い壁を乗り越えるためには、システムの性能だけでなく、こうした現場への優しい配慮と運用設計こそが不可欠なのだと強く感じました。年間6000時間という大きな目標に向かって、すでに1400時間もの削減を実現している同社の取り組みは、多くの企業の「生産性向上」のヒントになるはずです。
特に印象的だったのは、受注業務においてこれまで「ベテランの頭の中」にあった独自の判断ルールや補正作業を、AIのプロンプトに見事に落とし込んでいる点です。「受注業務自動化」という高い壁を乗り越えるためには、システムの性能だけでなく、こうした「人の判断をどうシステムに代替させるか」という運用設計こそが不可欠なのだと強く感じました。
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株式会社リョーサンについて
株式会社リョーサンは、半導体、電子部品、システム機器やソリューション商材などを取り扱うエレクトロニクス商社です。2024年4月に菱洋エレクトロ株式会社と経営統合し「リョーサン菱洋ホールディングス株式会社」を設立。2026年4月1日には事業会社が統合され、「リョーサン菱洋株式会社」として新たなスタートを切ります。国内25拠点、海外21拠点の広範なネットワークと、デバイスからソリューションまでの幅広い商材を強みに、お客様の多様なニーズに応える事業を展開しています。
「リョーサンテクラボ」の紹介
お客様の課題やニーズに基づき、実務に活かせる情報や記事、イベント・ウェビナー情報などを発信するエンジニアによりそうマガジンサイト「リョーサンテクラボ（RYOSAN TECH LAB）」を運営されています。最先端のエレクトロニクス技術やエンジニア向けの技術コラムなど、有益な情報が多数掲載されておりますので、ぜひご覧ください。
ユーザックシステム株式会社について
ユーザックシステム株式会社は、1971年の創業以来、一貫して業務システムの開発・提供を行っています。RPAツール「Autoジョブ名人」や、生成AI×OCR技術を活用した「Knowfa 受注AIエージェント」など、現場の課題解決に直結するソリューションを展開。特に製造・卸業界における「受注業務自動化」において豊富な実績を持ち、企業のDX推進と生産性向上を強力にサポートしています。
